Home

IDB Groep

DigiOffice

Noviteiten release  2017.1

DigiOffice Algemeen

 

Uitbreiding ondersteuning webbrowsers

DigiOffice ondersteunt vanaf release 2017.1 op Windows-omgevingen ook de webbrowsers Microsoft Edge, Google Chrome en Mozilla Firefox. Zo kunt u zelf uw favoriete browser kiezen voor het gebruik van DigiOffice. Een aantal acties blijft eerst alleen in Internet Explorer mogelijk. Dit betreft het kiezen van een bestand bij externe links, het exporteren van meerdere contacten tegelijk naar Outlook, het exporteren van relatie- of persoonsrecords naar het klembord en het exporteren van een actie of bouwnummer naar e-mail.

 

Extra check

Hebt u nieuwe gegevens ingevoerd of iets gewijzigd in DigiOffice en sluit u de pagina zonder deze eerst op te slaan? Vanaf nu krijgt u een controlevraag of u zeker weet dat u de pagina wilt verlaten. Met deze extra check voorkomt DigiOffice dat u ingevoerde gegevens kwijt bent.

 

Sneltoetsen in DigiOffice

In DigiOffice 2017.1 kunt u sneltoetsen gebruiken. Dit is voor de meest voorkomende handelingen zoals opslaan

(CTRL + S), opslaan en sluiten (CTRL + SHIFT + S) en opslaan en nieuw record openen (CTRL + ENTER).

 

 

DigiOffice CRM

 

Filters zoekpagina (contact)personen

De filters op de zoekpagina 'Contactpersonen' zijn uitgebreid met de optie 'Alleen favoriete contactpersonen'.

Aan de zoekpagina's 'Personen' is toegevoegd dat u nu ook kunt zoeken op het veld 'Land'. Dit is uiteraard wel afhankelijk van toegekende rechten, omdat 'Land' een veld op het tabblad 'Privé' is.

 

Volgorde nieuwe invoer gewijzigd

In release 2017.1 is op detailpagina's van relaties, projecten en dossiers de volgorde van de velden gewijzigd. Het veld Hoofdrelatie/Hoofdproject/Hoofdossier is iets naar onder verplaatst zodat het bij de invoer van nieuwe relaties, projecten of dossiers minder verwarrend is.

 

 

DigiOffice DMS

 

Zijstap-werkstromen in DigiOffice DMS App

U kunt nu, net als in DigiOffice zelf, een zijstap-werkstroom starten in de DMS App. Handig als u tijdens het keuren van een document iemand om feedback wilt vragen.

 

Snelheidswinst bulkregistraties

Na een update naar release 2017.1 is een aanzienlijke snelheidswinst te boeken voor gecontroleerde uploads zoals bijvoorbeeld in bulk gescande facturen. Uw beheerder kan het registratieprofiel nu namelijk zo instellen dat registratie van deze documenten - na een klik op 'OK'- op de achtergrond plaats vindt.

 

Automatische markering registratie inkomende e-mails

U herkent de volgende situatie vast wel. Een paar collega's en u ontvangen dezelfde e-mail van een externe relatie. Deze e-mail moet geregistreerd worden. Wel eenmalig natuurlijk. In 2017.1 is hiervoor een verbetering doorgevoerd in de vorm van een automatische markering.

 

Op het moment dat een collega u al is voor geweest met het registreren geeft DigiOffice dit bij u aan door het referentienummer te tonen in de kolom Referentienummer. DigiOffice herkent namelijk aan de hand van de metadata dat het om dezelfde e-mail gaat. Deze verbetering werkt met de Outlook add-ins MailOffice en DigiOffice voor Outlook.

 

Vernieuwde weergave

Aan de weergave document - gekoppelde dossiers is in DigiOffice 2017.1 het kruimelpad toegevoegd. Vooral voor organisaties die meerdere dossiers met dezelfde naam hanteren is dit handig. Denk bijvoorbeeld aan een accountantskantoor dat een enorm aantal dossiers 'Inkomstenbelasting' voor verschillende klanten kent. Met de vernieuwde weergave is in één oogopslag te zien om welke klant het gaat.

 

Opmerking toevoegen aan werkstroom

U kunt in DigiOffice 2017.1 eenvoudig een opmerking aan een actieve werkstroom toevoegen. Ook als u zelf geen openstaande taak heeft in de werkstroom. Het opmerkingen-invoervenster is uitgebreid met het quick look-upveld 'Gekoppeld aan > Werkstroom'. Daarin selecteert u waaraan u de opmerking wilt koppelen.

 

 

DigiOffice Huisstijl

 

Unicode in WhiteOffice

Voor organisaties die WhiteOffice met registratieprofielen hanteren is vanaf deze release Unicode voor de entiteiten relaties en personen beschikbaar. Unicode ondersteunt onder meer het Griekse alfabet, Oost-Europese talen en Chinese karakters. Dit betekent in de praktijk dat u bijvoorbeeld Poolse, Chinese of Griekse relaties in respectievelijk het Pools, Chinees of Grieks kunt adresseren. Wilt u binnen uw organisatie gebruik gaan maken van Unicode in WhiteOffice? Neem dan contact met ons op.

 

Aanpassing afdrukscherm printers

Het afdrukscherm van printers is in 2017.1 aangepast. De optie faxprinter is komen te vervallen. Ditzelfde geldt voor de optie PDF-printer aangezien daar al een aparte mogelijkheid voor is: 'Exporteren naar PDF'. De labelprinter is verplaatst naar de knop 'Acties op het document'

 

 

DigiOffice Beheer

 

Veelgebruikte velden zelf definiëren

In DigiOffice 2017.1 kan een beheerder nu de veelgebruikte velden voor alle entiteiten zelf definiëren. Zo zorgt u ervoor dat de zoektermen beter aansluiten op de wensen van uw collega's en de gebruikte vaktermen binnen uw organisatie.

 

Beheer van groepen

Vanaf deze release staan de netwerkdomeinen in een lijst. Dit maakt groepsreplicatie over meerdere domeinen mogelijk. Van DigiOffice naar Active Directory of van Active Directory naar DigiOffice. Groepen kunt u vanaf nu in Beheer aanduiden in categorieën. Dit is naar keurende instanties erg belangrijk en handig, omdat u nu in een overzicht gemakkelijk aan kunt tonen wie waar bij kan.

 

Sneller berichten verwijderen

U verwijdert in 2017.1 gemakkelijker en sneller records uit de berichtenwachtrij. Dit komt doordat multiselect is toe te passen. Uiteraard blijft de dubbelcheck bestaan of verwijderen inderdaad de bedoeling is. Hiervoor moet u 'verwijder' typen in het scherm.

 

 

Vervanging

 

Ondersteuning Microsoft Office 2007 stopt

In 2017 beëindigt Microsoft de ondersteuning van Office 2007. In DigiOffice release 2017.1 komt de ondersteuning voor

Office 2007 dan ook te vervallen. Werkt u op dit moment nog met deze versie? Neem dan contact met ons op.

 

 

 

Noviteiten release  2016.2

 

DigiOffice Algemeen

 

Nieuwe functionaliteit: entiteitsgebeurtenissen

Entiteitsgebeurtenissen zijn in release 2016.2 als nieuwe functionaliteit aan DigiOffice toegevoegd. Hiermee voert DigiOffice (na inregeling) automatisch een systeemfunctie uit op het moment dat er iets verandert aan een entiteit. Denkt u hierbij aan voor of na het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een entiteit. Een goed voorbeeld van een entiteitsgebeurtenis: na het uploaden van een document op DigiOffice Extranet wordt hiervan een notificatie naar de betrokkenen gestuurd.

 

E-mail registratie in Office 365 Online

Er is een nieuwe add-in 'DigiOffice voor Outlook', speciaal ontwikkeld voor Microsoft Office 365. Daarmee kunt u snel en eenvoudig vanuit uw Office 365 Online-omgeving inkomende en uitgaande e-mails registreren in DigiOffice. Wilt u meer informatie over deze module? Neem dan contact op met IDB Groep.

 

 

DigiOffice CRM

 

Uitbreidingen Contactpersonen

Contactpersonen krijgen terecht een steeds prominentere rol in DigiOffice. In DigiOffice 2016.2 is dit als volgt verwerkt. In de hoofdnavigatie is de nieuwe zoekpagina Contactpersonen nu beschikbaar. Ook is de functionaliteit op Contactpersonen uitgebreid. U kunt vanaf deze release kenmerken en verantwoordelijken koppelen aan Contactpersonen. Op de selectiepagina Contactpersonen kunt u vergelijkbare selecties maken als bij Personen.

 

Werking telefoonnummervelden

De werking van de telefoonnummervelden is in DigiOffice 2016.2 aangepast. Telefoonnummers zonder internationale notatie voorziet DigiOffice bij het bellen automatisch van de internationale notatie. Ook wanneer u vanuit het buitenland via DigiOffice Mobile CRM belt. Hierin is het land van de betreffende relatie/(contact)persoon leidend.

 

 

DigiOffice DMS

 

DigiOffice DMS App nu ook voor Android!

De DigiOffice DMS App voor Android staat nu in de Google Play Store. Met deze app heeft u de vrijheid om online snel en gemakkelijk documenten in te zien en documenttaken af te handelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het goed- of afkeuren van inkoopfacturen en het lezen, controleren en geven van feedback op documenten. Of het bekijken van uw eigen, favoriete, afdelings- of projectdocumenten. De DigiOffice DMS App maakt hiervoor verbinding met uw eigen DigiOffice omgeving en geeft direct toegang tot documenten en uw openstaande documenttaken. Om de App te kunnen gebruiken moet het device minimaal beschikken over Android 5.0 .

 

Heeft u interesse in de app en wilt u weten of uw DigiOffice DMS-omgeving voldoet aan de technische voorwaarden?

Neem dan contact met ons op.

 

De iOS-versie van de DMS App is al een aantal maanden beschikbaar in de App Store.

 

Exif-data afbeeldingen registreren

DigiOffice slaat vanaf release 2016.2 bij registratie van afbeeldingen ook bestandseigenschappen, de zogenoemde Exchangeable image file format (Exif), op. Deze metadata komt onder andere uit digitale camera's. DigiOffice legt van de Exif-data de afmetingen (in pixels) en coördinaten (breedte- en lengtegraad) vast.

 

Bulkverzendingen

Vanaf DigiOffice 2016.2 kunt u snel en eenvoudig vanuit 'Offerteaanvragen' een bulkverzending starten en versturen. Daarbij kunt u onder meer kiezen uit de opties 'Offerteaanvragen', 'Aanvullende aanvragen' en 'Afschrijven'.

 

 

DigiOffice Huisstijl

 

Externe medeondertekenaars

Soms is het nodig en/of handig dat een extern persoon medeondertekenaar is van een document. WhiteOffice heeft vanaf DigiOffice 2016.2 deze mogelijkheid in een huisstijldocument. U kunt bij externe personen denken aan een samen-werkingspartner, opdrachtgever of klant. Daarnaast kunt u extra personen toevoegen die 'Voor akkoord' moeten tekenen.

 

Afbeeldingen uit DigiOffice DMS

WhiteOffice is in 2016.2 uitgebreid met een optie om afbeeldingen uit DigiOffice DMS te plaatsen in een WhiteOffice document. IDB Groep kan dit op verzoek toepassen in uw huisstijl.

 

Extra knop DigiOffice-tab

In deze release is op de DigiOffice-tab in WhiteOffice - alleen als het document gericht is aan een contactpersoon -  de knop 'Contactpersoon' beschikbaar in plaats van de knop 'Persoon'. Met deze uitbreiding kunt u - net als bij Relatie en Project - direct navigeren naar de detailpagina van de betreffende contactpersoon in DigiOffice

 

 

DigiOffice Beheer

 

Nummermodel vrije entiteiten

DigiOffice 2016.2 biedt beheerders de mogelijkheid om een nummermodel te koppelen aan een vrije entiteit. Dit betekent dat er daarna voor die entiteit automatisch nummers worden uitgegeven.

 

Flexibiliteit veldeigenschappen

In DigiOffice 2016.2 kunt u meer flexibiliteit gebruiken bij de veldeigenschappen van de velden. Via expressies kunt u bijvoorbeeld een veld 'alleen lezen' maken wanneer deze door een import is ingelezen en in het externe systeem wordt bijgehouden. Ook de veldeigenschappen 'Standaardwaarde', 'Verplicht' en 'Verborgen' richt u vanaf deze release met expressies in.

 

Evaluatie aangeboden taak

Vanaf DigiOffice 2016.2 kan op een aangeboden maar nog niet geaccepteerde taak evaluatie plaatsvinden. Zo kan een taak - als deze in de tussentijd verandert - toegewezen worden aan een ander. Bij de medewerker die de taak niet meer hoeft uit te voeren, verdwijnt de taak uit zijn lijst.

 

 

Vervanging

 

Ondersteuning Internet Explorer 8, Windows XP en Server 2003

Vanaf release DigiOffice 2016.2 vervalt de ondersteuning van Internet Explorer 8, Windows XP en Server 2003.

Werkt u op dit moment nog met een van deze versies? Neem dan contact op met IDB Groep.

 

 

 

 

Noviteiten release  2016.1

 

DigiOffice Algemeen

 

Ondersteuning Office 2016 en Office 365

Vanaf deze release ondersteunt DigiOffice de nieuwste versie van Microsoft Office 2016 en de volledig geïnstalleerde Microsoft Office 365 omgeving. De DigiOffice Huisstijlmodules WhiteOffice, MailOffice, XcelOffice en ViewOffice zijn compatible. Details over de systeemeisen voor DigiOffice staan hier.

 

Start- / einddatum werkstroom waarnemers

DigiOffice versie 2016.1 heeft een bijzonder handige toevoeging gekregen in de module werkstromen, te weten 'waarnemers'. Vanaf nu kunt u een start- en einddatum meegeven aan waarnemers. Dit is met name handig tijdens vakantieperiodes, in het geval van langdurig ziekteverzuim of bijvoorbeeld bij zwangerschapsverlof.

 

 

DigiOffice CRM

 

Vastlegging coördinaten

Vanaf 2016.1 werkt DigiOffice met de postcodegegevens van Data Kitchen. In dit nieuwe postcodeboek staan alle coördinaten van Nederlandse percelen. Hierdoor vult DigiOffice na invulling van postcode en huisnummer automatisch het coördinatenveld van het record. Coördinaten kunt u vastleggen bij (hoofd)projecten, relaties, personen, documenten en bouwnummers. Op deze manier zijn locaties uit DigiOffice in Google Maps te tonen. Ook kunt u de afstand tussen locaties berekenen.

 

Nieuw in DigiOffice Mobile CRM

DigiOffice Mobile CRM was altijd al handig voor onderweg; altijd alle relatie- en (contact)persoonsgegevens paraat. In DigiOffice 2016.1 is de module DigiOffice Mobile CRM uitgebreid met 'Acties'. Bestaande acties in DigiOffice vindt u eenvoudig terug. U kunt ook nieuwe acties aanmaken. Deze zijn voor bevoegde collega's direct na opslag te zien. Handige gebruikerstip is dat u teksten ook kunt inspreken (zoals voor het veld Notitie). Dit kan met het microfoon-icoontje op het iOS toetsenbord.

 

 

DigiOffice DMS

 

Extra mogelijkheden bij registratie

DigiOffice koppelt vanaf release 2016.1 bij registratie van een e-mail met bijlagen de documenten onderling. Hiermee kunt u achteraf altijd zien welke geregistreerde bijlagen bij een geregistreerde e-mail horen en vice versa.

 

Daarnaast kunt u een inkomend document direct registreren als een getekend exemplaar. Ook is het getekende exemplaar tijdens de registratie te koppelen aan het brondocument. Hierdoor ontstaat in DigiOffice een mooi en compleet overzicht van bijvoorbeeld uitgaande én retour ontvangen getekende offertes. Het getekende exemplaar kan zelfs automatisch worden getoond in het voorbeeldvenster van het originele (huisstijl)document.

 

DigiOffice DMS App

Sinds kort staat de DigiOffice DMS App in de App Store van Apple. Met deze iOS-versie van de app heeft u de vrijheid om online snel en gemakkelijk documenttaken af te handelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het goed- of afkeuren van inkoopfacturen en het lezen, controleren en geven van feedback op documenten. De DigiOffice DMS App maakt hiervoor verbinding met uw eigen DigiOffice omgeving en geeft direct toegang tot uw openstaande documenttaken.

 

De software engineers werken hard aan de ontwikkeling van een Android-versie van de app. Doel is deze later dit jaar op de markt te brengen.

 

Heeft u interesse in de app en wilt u weten of uw DigiOffice DMS-omgeving voldoet aan de technische voorwaarden? Neem dan contact met ons op.

 

 

DigiOffice Huisstijl

 

Extra velden voor social media

In DigiOffice 2016.1 zijn extra adresvelden toegevoegd bij interne bedrijven voor de vermelding van de zakelijke Facebook-, Twitter- en LinkedIn-accounts. Door deze aanvulling kunt u ze ook gebruiken in bijvoorbeeld het briefhoofd en in de e-mailondertekening.

 

In DigiOffice CRM zijn de social media-velden nu ook beschikbaar op de detailpagina van een relatie, zodat gebruikers de zakelijke social media-accounts van relaties kunnen vastleggen.

 

Uitbreiding module Blokkenbeheer

De module Blokkenbeheer in WhiteOffice is in 2016.1 uitgebreid met 'Snelonderdelen'. Hiermee kunt u op een snelle manier fragmenten met tekst, tabellen en dergelijke invoegen in het actieve document.

 

Extra functionaliteit ViewOffice

Aanpassingen in ViewOffice stellen u vanaf deze release in staat om de beeldenbankfunctionaliteit in ViewOffice bedrijfsspecifiek in te richten. Zo kunt u medewerkers per bedrijfsonderdeel andere afbeeldingen aanbieden.

 

 

DigiOffice Beheer

 

Uitbreiding DocumentGenerator

In Beheer>DigiOffice>Documentgenerator is een zoekpagina 'Taken' toegevoegd. Dit maakt de lopende, in wachtrij, foutieve en voltooide taken inzichtelijk. Per taak ziet u de start- en einddatum, status, looptijd en eigenaar. De detailpagina van de taak kunt u vervolgens openen. Onder het navigatie-item Resultaten vindt u de details en een voorbeeldweergave van gegenereerde documenten.

 

Huisstijlcode

Bij DocumentGenerator-documenten kan vanaf 2016.1 een huisstijlcode worden ingesteld. Hiermee worden verschillende huisstijlen binnen dezelfde omgeving ondersteund in combinatie met de DocumentGenerator.

 

Keuzelijst voor quick look-up velden

Beheerders kunnen in 2016.1 instellen dat quick look-upvelden worden getoond als keuzelijst. In sommige gevallen is een keuzelijst namelijk handiger voor gebruikers.

 

Objectbeveiliging op (werkstroom)processen

Ook (werkstroom)processen werken vanaf deze release met objectbeveiliging. Dit betekent dat u bepaalde processen af kunt schermen voor medewerkers die dit niet nodig hebben of niet mogen starten. Neem voor meer informatie over de inrichting van werkstromen met objectbeveiliging contact met ons op.

 

 

Vervanging

 

Registratieprofielen vereist

DigiOffice 2016.1 gebruikt registratieprofielen voor het registreren van documenten. Wilt u updaten naar 2016.1 maar gebruikt u nog geen registratieprofielen in uw DigiOffice-omgeving? Neem dan contact met ons op.

 

Ondersteuning SharePoint 2013 en SharePoint Online

Vanaf release 2016.1 ondersteunt DigiOffice alleen SharePoint 2013 en SharePoint Online. Hiermee vervalt vanaf deze DigiOffice-versie de ondersteuning voor SharePoint 2010.

 

Uitfasering inkoopcontracten

Inkoopcontracten uit IMS zijn in 2015.2 als functionaliteit toegevoegd aan DigiOffice. Vanaf 2016.1 is dit daarom in IMS uit gefaseerd.

 

 

Online support

CHECK ONS MAGAZINE

Extranet

 

 

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

 

Copyright © IDB Groep  | Disclaimer